Секретарь руководителя

1.     Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Общества.

2.                  Регистрация поступающих телефонных звонков.

3.                  Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.

4.                  Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками Общества.

5.                  Ведение журнала записи посетителей.

6.                  Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.

7.                  Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам Общества.

8.                  Организация и бронирование переговорных комнат.

9.                  Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе, приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).

10.               Доставлять по назначению деловые бумаги, пакеты, письма, книги и т.п. в соответствии с журналом учета поездок и указаниями руководителя, а также их получение и доставка от других организаций.

11.               Ведение учета и регистрации входящей и исходящей документации Общества, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 

12.               Доставка, отправка (получение) почтовых отправлений (корреспонденции) во ФГУП «Почта России», в курьерских службах.

13.               Оформление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки в бухгалтерию Общества для отчета первичных учетных документов по отправке и получению почтовой и иной корреспонденции Общества.     

14.               Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, руководителю или уполномоченному лицу.

15.               Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.

16.               Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

17.               Подготавливает и сдает в архив Общества документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

18.               С применением МФУ, в случае обращения специалистов структурных подразделений Общества снимает и предоставляет копии/сканированные копии документов Общества.

19.               Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.